Il progetto di creazione di un sistema di benchmarking tra le Province dell’Emilia Romagna è nato nel 2001, nell’ambito dell’obiettivo “Progetto ABS - Analisi di bilancio e dei servizi” di ANCI – UPI Emilia Romagna, dall’esigenza di sviluppare un sistema utile alla misurazione ed al confronto delle performance delle Province presenti sul territorio in tema di interventi di comune interesse.

L’obiettivo del progetto così come individuato nella sua ideazione e messa in opera è quello di
creare un Osservatorio sul comportamento economico-finanziario degli enti locali, che permetta di rilevare e fornire in modo permanente informazioni relative all’efficacia, all’efficienza e alla produttività degli enti locali, quindi consentire attraverso la rilevazione di indicatori di performance la valutazione delle prestazioni.
Inoltre, come obiettivo di lungo periodo, ci si prefigge di far emergere casi di “best practice” da condividere e diffondere all’interno degli enti locali per ottimizzare e migliorare la gestione delle amministrazioni pubbliche.

Alla luce delle finalità di lungo periodo e in relazione alla valutazione del secondo anno di attività è emersa con forza la necessità di creare dei gruppi di lavoro con i responsabili dei Servizi analizzati, per meglio interpretare ed individuare le specificità dei servizi esaminati e quindi giungere alla determinazione di indicatori e di modalità di rilevazione omogenee.

La rete di relazioni tra le amministrazioni coinvolte, già avviata nel 2003 e implementata nel 2004,
così come le competenze tecniche acquisite dai controller partecipanti al gruppo di lavoro
rappresentano un punto di forza per affrontare i cambiamenti organizzativi volti alla
razionalizzazione della gestione amministrativa.
L’esperienza risulta essere un caso unico nel settore degli enti locali, sia per la numerosità di
informazioni trattate, sia per l’attività di analisi (quasi tutti i servizi organizzativi presenti all’interno di un’amministrazione provinciale - 16 servizi analizzati), ma soprattutto per la creazione di un network delle nove province emiliane, sancito da un accordo tra l’UPI-Emilia Romagna e le Province stesse, che verrà firmato in sede di presentazione del II° rapporto 2004 (dati 2003-2004).

Il progetto nel secondo anno di maturità ha evidenziato delle conferme in merito ad alcuni elementi che lo hanno caratterizzato sin dall’inizio, e allo stesso tempo ha evidenziato alcuni limiti e criticità, che hanno permesso di apportare delle modifiche già a partire da quest’anno.
Le conferme hanno riguardato la raccolta e la elaborazione del set di indicatori già individuati nell’anno 2003, nonché in parte la metodologia di analisi dei dati dei servizi.

Le modifiche si sono incentrate sulla metodologia di analisi e del percorso per giungere alla rilevazione e al calcolo degli indicatori.

Tra gli obiettivi principali del consolidamento della metodologia si possono brevemente elencare:

• La costituzione di un sistema di generazione di informazioni utili al confronto;
• La costituzione di gruppi per valutare le informazioni di cui al punto precedente;
• La definizione di un sistema di reporting con dati di sintesi;
• L’individuazione di un “profilo” in ogni servizio per definire le “best performance”.

Il valore aggiunto rappresentato dal trend temporale 2003-2004, ha evidenziato alcune criticità che hanno appunto portato ad effettuare delle riflessioni di tipo metodologico e di analisi, al fine di permettere una maggiore significatività dei risultati e degli obiettivi che si vogliono raggiungere
attraverso il progetto.
Con la costituzione dei gruppi di lavoro, si eviteranno alcuni limiti oggettivi e soggettivi del
momento di raccolta e di calcolo degli indicatori. Per garantire un percorso omogeneo,
collaborativo e costruttivo, finalizzato alla ricerca delle “best practice” si è deciso di creare questi gruppi.
La loro finalità sarà, attraverso il confronto e lo scambio di informazioni, la definizione di
indicatori significativi che rappresentano il “profilo” del Servizio valutato.

Il secondo rapporto “100 indicatori per 100 Province” conferma il percorso e le finalità per le quali è nato il progetto, ponendo l’attenzione sulla validità dello strumento del benchmarking, al
confronto delle prestazioni, e all’ individuazione nel medio periodo delle prestazioni migliori, o
delle prassi migliori per ciascun Servizio esaminato.
In questo periodo di forte cambiamento e di forte propensione all’efficienza, efficacia ed economicità è molto facile che iniziative che possiedono i requisiti del benchmarking, come ad esempio i numerosi premi all’innovazione sorti negli ultimi anni, evolvano anche verso forme di individuazione di best practice, di confronto e di scambio di esperienze.

In linea con questa tendenza, appare del tutto specifico il compito delle amministrazioni che hanno un ruolo primario di coordinamento e supporto alle politiche dei livelli istituzionali periferici. Con la riforma sul decentramento amministrativo e l’introduzione della logica della sussidiarietà, il benchmarking si configura, infatti, come uno degli strumenti di maggiore coerenza con le nuove competenze di Province e Regioni.

I requisiti dell’omogeneità e della confrontabilità, in riferimento al progetto, vengono favoriti dal fatto che tutti gli enti considerati svolgono le stesse funzioni, e dal contesto normativo statale-regionale nel quale operano.
L’iniziativa dovrebbe introdurre “percorsi di miglioramento” nella gestione degli enti locali,
attraverso un processo di misurazione e comunicazione dei risultati ottenuti e l’individuazione delle migliori prestazioni conseguite.